¿Quién debe probar los gastos de desplazamiento y dietas en el IRPF?
La problemática sobre la prueba de los gastos de desplazamiento y dietas para su exención en el IRPF ha generado varias resoluciones importantes por parte del Tribunal Supremo (TS). Esta cuestión es clave en la fiscalidad laboral, ya que tiene implicaciones tanto para trabajadores como para las empresas.
¿Qué es lo que está en disputa?
La discusión gira en torno a quién tiene la carga de probar que los gastos de desplazamiento y las dietas abonadas por una empresa responden a necesidades laborales reales y, por lo tanto, no deben estar sujetas a retención en el IRPF. La Agencia Tributaria había sostenido en múltiples ocasiones que esta carga recaía sobre el trabajador, pero recientes sentencias del Tribunal Supremo han aclarado el asunto.
¿A quién le corresponde la carga de la prueba?
El Tribunal Supremo ha dictaminado claramente que es la empresa y no el trabajador quien debe probar la realidad de los desplazamientos. En sentencias recientes, como las de octubre de 2022, el TS ratifica que la administración tributaria debe requerir esta información al empleador. Es decir, la empresa debe demostrar que los pagos realizados por concepto de dietas y desplazamientos son justificados y necesarios para la actividad laboral, independientemente de que el trabajador sea un administrador de la empresa o no.
Por ejemplo, en casos donde el trabajador también es administrador de la empresa, Hacienda no puede exigirle que pruebe estos gastos de manera adicional. La relación familiar o de propiedad con la empresa no altera las reglas generales de la prueba. De esta manera, el TS corrige la interpretación que la Agencia Tributaria había mantenido en estos casos.
¿Cómo se justifica la exención de dietas en el IRPF?
El artículo 9 del Reglamento del IRPF establece que las dietas exentas solo son aplicables cuando el trabajador puede demostrar que se ha desplazado por razones laborales. Para ello, debe presentar documentación clara y precisa. El empleador también tiene la obligación de llevar un control estricto sobre los desplazamientos de sus empleados, para garantizar que las dietas pagadas sean por motivo de trabajo y no se incluyan en la base imponible del IRPF.
Entre los documentos aceptados se incluyen:
- Recibos de hoteles
- Billetes de transporte
- Notas de gastos relacionadas con la actividad laboral
¿Cómo se establece la exención de las dietas?
Las dietas de desplazamiento están exentas de IRPF siempre que el trabajador esté fuera de su lugar habitual de trabajo y estas correspondan a desplazamientos reales por motivos laborales. En este contexto, el TS establece que es la empresa la que debe demostrar la relación entre los desplazamientos y la actividad laboral y que estos son necesarios para el desempeño del trabajo.
La Ley del IRPF (Ley 35/2006) y su reglamento permiten exenciones en estos casos, pero siempre y cuando se cumplan con ciertos requisitos. Además, es importante resaltar que la Administración tiene un deber de diligencia en la comprobación de estas dietas, y no puede simplemente trasladar la responsabilidad al trabajador.
Jurisprudencia relevante
Las sentencias más relevantes que han sentado esta jurisprudencia son:
- STS de 29 de enero de 2020 (n.º 96/2020), que estableció por primera vez que la carga probatoria recae sobre la empresa, no el trabajador(
- Sentencias de octubre de 2022, donde el Tribunal Supremo reiteró esta postura, ampliando su aplicación a casos donde el trabajador es también administrador.
¿Qué consecuencias tiene para las empresas y los trabajadores?
Para las empresas, esto significa que deben llevar un control exhaustivo de los desplazamientos de sus empleados y disponer de pruebas claras que justifiquen los pagos realizados por estos conceptos. En cuanto a los trabajadores, estos no están obligados a demostrar que los gastos han sido realizados, ya que esta responsabilidad corresponde al empleador.
Consulta vinculante de la Dirección General de Tributos (V0540-24), de 9 de abril de 2024 justificación y registro de las dietas por kilometraje para su exoneración en IRPF.
«Pues bien las cantidades que se satisfagan por desplazamientos, en cuanto constituya una compensación por la utilización de medios de transportes propios o públicos para poder realizar el servicio que le sea asignado al trabajador en las empresas clientes, pueden tener cabida dentro de las asignaciones para gastos de locomoción que, el artículo 9.A.2. del RIRPF considera exceptuadas de gravamen, pues están destinadas a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplaza fuera de su centro de trabajo para realizar su trabajo en lugar distinto. Ahora bien, para que se aplique la exoneración de gravamen, deberán cumplirse las condiciones exigidas en el mencionado precepto, que depende el caso sería: si utiliza medios de transporte público, se precisa la justificación del importe del gasto mediante factura o documento equivalente; o si se emplea medio de transporte propio, se corresponden con la justificación de la realidad de los desplazamientos y, en su caso, de los gastos de peaje y aparcamiento.
En este último supuesto, utilización de vehículo propio, las cantidades asignadas por desplazamientos quedarán exoneradas de gravamen en la parte que corresponda al cómputo de 0,26 euros por kilómetro recorrido en los desplazamientos cuya realidad se justifique, cantidad a la que procederá añadir los gastos de peaje y aparcamiento en cuanto se justifiquen.
Respecto a la justificación de la realidad de los desplazamientos, la misma podrá realizarse por medio de cualquiera de los medios de prueba admitidos en Derecho, según dispone el artículo106 de la Ley General Tributaria (Ley 58/2003, de 17 de diciembre), si bien corresponderá a los órganos de gestión e inspección de la Administración Tributaria su valoración.
A este respecto, con fecha 6 de noviembre de 2018, el Tribunal Económico Administrativo Central, TEAC, ha resuelto recurso extraordinario de alzada para la unificación de criterio00/3972/2018, fijando los siguientes criterios, en cuanto a la carga de la prueba de la exoneración de tributación de las retribuciones que han sido declaradas por el pagador como dietas exceptuadas de gravamen, determinando si corresponde al pagador o al perceptor de las mismas».
Consejos para evitar problemas con la justificación de dietas
- Guarda todos los comprobantes: Es fundamental guardar todos los comprobantes relacionados con los desplazamientos laborales, como billetes, recibos de hospedaje y notas de gastos.
- Registra los desplazamientos: Lleva un registro detallado de los desplazamientos, especificando la fecha, el lugar y la razón laboral.
- Consulta a un experto laboralista: Ante cualquier duda sobre la justificación de dietas y desplazamientos, es recomendable consultar a un laboralista experto para evitar sanciones tributarias.
Este marco legal asegura que la responsabilidad tributaria esté alineada con la realidad laboral y que tanto empresas como trabajadores actúen con transparencia en la gestión de sus desplazamientos y dietas.