El control del registro horario se ha convertido en uno de los puntos más sensibles de la gestión laboral en España. Aunque muchos autónomos y pequeños negocios creen que el fichaje es una obligación exclusivamente del trabajador, la realidad jurídica es mucho más compleja: el empresario es el responsable último de garantizar el sistema de registro, y cualquier fallo —incluso si el empleado olvida fichar— puede derivar en sanciones, indemnizaciones y despidos declarados improcedentes.
Una reciente sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña Sentencia STSJ CAT 3824/2026 (ECLI:ES:TSJCAT:2026:3824), Sala de lo Social del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña, sección 1ª, 14 de mayo de 2026, ha puesto de nuevo el foco en esta cuestión, obligando a autónomos y pymes a extremar la documentación, la proporcionalidad y la comunicación interna antes de sancionar o despedir a un trabajador por incumplimientos en el fichaje.
1. El fichaje: obligación legal y responsabilidad empresarial
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que todas las empresas, sin excepción, deben garantizar un registro diario de jornada que incluya la hora exacta de inicio y fin de cada trabajador. Además, deben:
- Organizar y documentar el sistema de fichaje.
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Tenerlos disponibles para la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Esto significa que, aunque el empleado tenga la obligación de fichar, la responsabilidad de que el sistema funcione y esté correctamente gestionado recae sobre el autónomo o la pyme.
2. ¿Puede un autónomo despedir a un trabajador por no fichar?
Sí, pero no de cualquier manera. La jurisprudencia es clara: un despido por no fichar solo será procedente si se demuestra reiteración, gravedad y culpabilidad, y si el empresario ha cumplido previamente con una serie de requisitos formales.
La sentencia analizada refleja un caso en el que un trabajador dejó de fichar durante siete días consecutivos tras volver de vacaciones. Aunque la conducta fue considerada grave, el despido se declaró improcedente porque la empresa no pudo demostrar que había advertido previamente al empleado de su obligación de fichar.
3. El doble riesgo para autónomos y pymes: multas e indemnizaciones
La normativa actual coloca a los pequeños negocios ante un escenario delicado:
a) Multas por incumplir el registro horario
Si la empresa no garantiza el sistema de fichaje, puede enfrentarse a sanciones de hasta 7.500 euros por infracción grave, según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
b) Indemnizaciones por despidos improcedentes
Si el autónomo despide a un trabajador por no fichar sin haber documentado avisos previos o sin aplicar sanciones proporcionales, puede verse obligado a:
- Readmitir al empleado, o
- Indemnizarlo con cantidades que pueden superar los 40.000 euros, según el caso analizado.
4. Qué exige la jurisprudencia: avisos, pruebas y proporcionalidad
Los tribunales están reforzando la idea de que el empresario debe actuar con rigor antes de sancionar o despedir. Las claves son:
✔ Comunicación clara y documentada
El autónomo debe demostrar que informó al trabajador de:
- La obligación de fichar.
- El sistema utilizado.
- Las consecuencias del incumplimiento.
✔ Advertencias previas
No se puede saltar directamente al despido. Debe existir un historial de avisos y sanciones graduales.
✔ Proporcionalidad
Un olvido puntual no justifica un despido. La sanción debe ajustarse a la gravedad y reiteración del comportamiento.
✔ Conservación de pruebas
Correos, comunicaciones internas, registros del sistema de fichaje… Todo debe conservarse para poder defender la decisión ante un juez.
5. Cómo deben actuar los autónomos y pymes para evitar sanciones
1. Implantar un sistema de fichaje fiable y trazable
Preferiblemente digital, para evitar manipulaciones y errores.
2. Informar por escrito a todos los empleados
Protocolos claros y firmados.
3. Documentar cada incidencia
Avisos, correcciones y sanciones menores antes de llegar al despido.
4. Aplicar un procedimiento gradual
Primero advertencia, luego sanción proporcional, y solo en último término despido.
5. Revisar la política interna de registro horario
Debe estar alineada con el Estatuto de los Trabajadores y la LISOS.
Conclusión: el fichaje ya no es un trámite, es un elemento crítico de la gestión laboral
La normativa y la jurisprudencia están dejando claro que el registro horario es un aspecto esencial del cumplimiento laboral. Para los autónomos y pymes, esto implica:
- Mayor responsabilidad,
- Más necesidad de documentación,
- Y un riesgo económico elevado si no se gestionan correctamente los incumplimientos.
En 2026, despedir a un trabajador por no fichar sin seguir el procedimiento adecuado puede salir muy caro. La clave está en la prevención, la comunicación y el rigor documental.