Cheques restaurante: guía práctica y referencias legales
Los vales o tarjetas de comida son una retribución en especie con un tratamiento fiscal ventajoso para trabajador y empresa siempre que se respeten las condiciones establecidas por la normativa del IRPF y la interpretación de la Agencia Tributaria. El límite de exención es 11 € diarios por día efectivamente trabajado; si se supera, solo el exceso pierde la exención y tributa como rendimiento del trabajo.
Requisitos imprescindibles (resumen)
- Día efectivamente trabajado: solo computan los días en que el empleado presta servicio; no se incluyen vacaciones ni descansos salvo que se trabaje en esos días.
- Finalidad y uso: deben destinarse exclusivamente a alimentación durante la jornada laboral y utilizarse en establecimientos de hostelería o mediante el medio electrónico del proveedor.
- Formalidades del soporte: vales numerados y nominativos; tarjetas electrónicas con registro diario; intransmisibles; importe no acumulable ni reembolsable.
- Registro y documentación: la empresa debe llevar y conservar relación de entregas por trabajador (número de documento, día e importe).
Efectos en nómina, cotización y deducibilidad
- Nómina: el importe debe constar en el recibo como retribución en especie (aunque exento hasta el límite).
- Cotización a la Seguridad Social: sí integra la base de cotización, por lo que la empresa debe calcular y practicar las cotizaciones correspondientes.
- Impuesto de Sociedades: los importes destinados a cheques restaurante son gasto deducible cuando se cumplen los requisitos legales.
Fuentes y enlaces oficiales
- Agencia Tributaria — criterios y requisitos sobre vales comida (art. 42 LIRPF y art. 45 RIRPF).
- Consultas vinculantes de la Dirección General de Tributos (ej. V1035‑21) sobre teletrabajo y vales comida.
Tabla resumen de requisitos y efectos clave
| Aspecto | Regla clave | Impacto para trabajador | Impacto para empresa |
|---|---|---|---|
| Límite exento | 11 € por día laborable | Aumenta poder adquisitivo sin IRPF | Planificar importe por empleado |
| Días computables | Solo días efectivamente trabajados | No cuenta fines de semana/vacaciones | Control de días trabajados |
| Registro en nómina | Debe constar como beneficio social | Reflejo en recibo sin retención IRPF | Obligación de registro contable |
| Cotización SS | Sí, se integra en la base de cotización | Aporta a prestaciones futuras | Mayor coste de cotización |
| Deducibilidad fiscal | Gasto deducible 100% en IS | No tributa hasta límite | Deducción en Impuesto de Sociedades |
Requisitos detallados y fundamento legal
- Límite y cómputo: 11 € diarios por día efectivamente trabajado es el tope de exención aplicable en 2026; fines de semana, vacaciones y festivos no computan salvo que el trabajador preste servicio esos días.
- Finalidad y uso: El importe debe destinarse exclusivamente a la alimentación durante la jornada laboral y utilizarse en establecimientos de hostelería o mediante los medios habilitados por el proveedor (talonario, tarjeta prepago, app).
- Registro y nómina: La empresa debe incluir el importe en la nómina como retribución en especie/beneficio social y documentarlo contablemente; aunque esté exento de IRPF, sí integra la base de cotización a la Seguridad Social.
- Exceso sobre el límite: Si el importe diario supera 11 €, solo el exceso pierde la exención y tributa como rendimiento del trabajo en especie.
- Deducibilidad para la empresa: Los importes destinados a cheques restaurante son gasto deducible al 100% en el Impuesto de Sociedades cuando se cumplen los requisitos.
Checklist operativo para implantar y mantener la exención (paso a paso)
1. Fundamento legal y límites
- Límite exento: Fijar 11 € diarios por día trabajado como máximo exento.
- Base legal a citar en políticas: Ley del IRPF y Reglamento; consultas y criterios de la Agencia Tributaria sobre vales y medios electrónicos.
2. Diseño del beneficio (decisiones a tomar)
- Formato: tarjeta prepago/app (recomendado por trazabilidad) o talonario papel.
- Importe diario: establecer importe ≤ 11 €; si se quiere mayor importe, documentar que el exceso será retribución en especie.
- Ámbito de uso: solo en establecimientos de hostelería y para alimentación durante la jornada laboral.
3. Requisitos formales y control documental
- Nominativos e intransmisibles: los vales deben ser nominativos y no transferibles; si son papel, indicar importe nominal.
- No acumulación ni reembolso: la cuantía no consumida no puede acumularse ni reembolsarse.
- Registro por empleado: conservar relación de documentos entregados (número, fecha e importe) o extracto diario en tarjetas electrónicas.
4. Nómina y Seguridad Social
- Incluir en nómina como beneficio social/retribución en especie (reflejar importe y, si procede, el exceso sujeto a IRPF).
- Cotización: sí integra la base de cotización a la Seguridad Social; calcular y aplicar cotizaciones correspondientes.
5. Contabilidad e Impuesto de Sociedades
- Deducibilidad: gasto deducible al 100% en el Impuesto de Sociedades cuando se cumplen requisitos.
- Asiento contable ejemplo:
- Debe: Gasto (Cheques restaurante) 2.420 €
- Haber: Tesorería / Proveedor cheques 2.420 €
- Registrar detalle por empleado en cuentas analíticas.
6. Teletrabajo y días computables
- Días computables: solo días efectivamente trabajados; si se trabaja en fin de semana o festivo, pueden computar.
- Teletrabajo: aplicable si se acredita uso en jornada; documentar entregas y uso.
7. Riesgos y controles recomendados
- Riesgos: falta de documentación, pago en metálico, superar 11 € sin control → reclasificación y sanciones.
- Controles: proveedor con facturación mensual; extractos nominativos; conciliación mensual nómina vs. proveedor; cláusula interna y comunicación a RRHH.
Cláusula interna (texto breve)
Cláusula: «La empresa entrega a sus trabajadores vales/tarjetas de comida para la cobertura de la manutención durante la jornada laboral. El importe máximo exento será de 11 € por día efectivamente trabajado; el exceso se considerará retribución en especie y tributará conforme a la normativa vigente. La entrega se documentará y registrará por trabajador.»
B. Concepto exacto para nómina
Concepto: Retribución en especie — Cheque restaurante (importe exento hasta 11 €/día; exceso sujeto a IRPF).
C. Plantilla de registro diario (una línea por día/empleado)
Campos: Fecha; DNI empleado; Nombre; Nº documento/tarjeta; Importe entregado; Día trabajado (S/N).
D. Asiento contable ejemplo (mensual)
- Debe: 629 Gasto en cheques restaurante (importe total)
- Haber: 410 Acreedores / Proveedor cheques (factura mensual) Registrar analítica por empleado si se requiere conciliación.
4. Riesgos y recomendaciones
Riesgos: incumplimiento documental, pago en metálico, superar 11 € sin control → reclasificación y sanciones. Recomendaciones: usar tarjeta/app para trazabilidad; conciliar proveedor–nómina mensualmente; incluir política en reglamento interno; documentar teletrabajo y entregas a domicilio conforme a consultas de la DGT.