La inminente entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria para autónomos y empresas , ha generado numerosas dudas sobre la validez y el uso de documentos como la factura proforma. Este tema es de gran relevancia jurídica y económica, ya que afecta tanto a la operativa diaria de los profesionales como al control fiscal y la prevención del fraude en el tejido empresarial.
El marco legal aplicable se sustenta principalmente en la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (Ley Antifraude), la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece), el Real Decreto 1007/2023, que regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, y el Real Decreto 1619/2012, que establece las obligaciones de facturación. Además, la reciente jurisprudencia y resoluciones administrativas han clarificado el papel de la factura proforma en este nuevo entorno digital.
Cambios normativos y contexto actual
La digitalización de la facturación responde a dos grandes objetivos: combatir el fraude fiscal y modernizar la gestión empresarial. A partir de 2026, todos los autónomos estarán obligados a emitir facturas electrónicas mediante programas certificados, que garanticen la integridad, trazabilidad y conservación de los registros. Sin embargo, la normativa permite seguir generando facturas proforma o borradores, siempre que se conserven adecuadamente y no se confundan con facturas definitivas.
Desarrollo del Tema
Según Hacienda, es posible implementar un sistema de prefacturación que permita realizar facturas proforma, o que posibilite elaborar un borrador, antes de expedir y registrar la factura, .ni las facturas proforma ni las borrador llevarán código QR., será necesario conservarlas también, aún teniendo la funcionalidad Verifactu. Hasta que una factura no esté completada, y esto implica que no se trate de una factura proforma o borrador, no podrá ser expedida con el código QR, que verifica la factura.
a) Puntos clave de la normativa
- Hechos principales: Los nuevos programas de facturación deberán permitir la creación de facturas proforma, que actúan como borradores o presupuestos previos a la emisión de la factura definitiva. La normativa exige que estos documentos se conserven en el sistema, vinculados a la factura final, y que estén claramente identificados como “proforma” para evitar confusiones.
- Objetivos de la norma: El legislador busca reforzar la trazabilidad y transparencia de las operaciones, dificultando la manipulación de registros y facilitando el control fiscal. La decisión de mantener la posibilidad de emitir proformas responde a la necesidad de flexibilidad comercial y a la práctica habitual en muchos sectores.
b) Criterios aplicables y su impacto
- Interpretación y justificación: La Agencia Tributaria y la normativa vigente aclaran que la factura proforma no tiene validez fiscal ni contable, pero su uso está permitido como documento informativo o de negociación, siempre que no se utilice para justificar gastos o deducciones fiscales.
- Impacto: Para los autónomos y empresas, esto implica la obligación de conservar tanto las proformas como las facturas definitivas, asegurando la trazabilidad y evitando sanciones por omisión de registros. El impacto es especialmente relevante en sectores donde la proforma es habitual (comercio internacional, servicios profesionales, etc.).
c) Problemas frecuentes y desafíos
- Riesgos en la aplicación:
- Dificultades de interpretación:
d) Jurisprudencia y normativa relacionada
- Sentencias y resoluciones: La Dirección General de Tributos y la jurisprudencia del Tribunal Supremo han reiterado que la proforma carece de validez fiscal, pero puede tener valor probatorio si cumple los requisitos formales y es aceptada por las partes.
- Normativa relacionada: El Real Decreto 1007/2023 y el Real Decreto 1619/2012 regulan los requisitos técnicos y formales de los sistemas de facturación, mientras que la Ley 11/2021 y la Ley 18/2022 establecen el marco general de la facturación electrónica y la lucha contra el fraude.
- Encaje en el marco jurídico: La nueva regulación refuerza la obligación de conservar todos los documentos generados en el proceso de facturación, incluidos los borradores y proformas, alineando la práctica empresarial con los estándares europeos de control fiscal y digitalización.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Cómo afecta esta normativa a empresas o ciudadanos?
Obliga a utilizar programas de facturación certificados, conservar todos los documentos (incluidas proformas) y distinguir claramente entre proforma y factura definitiva. No hacerlo puede acarrear sanciones.
¿Qué deben hacer los interesados para beneficiarse o cumplir con la norma?
- Adoptar un software de facturación homologado.
- Formar al personal en la correcta emisión y conservación de documentos.
- Identificar claramente las proformas y vincularlas a las facturas definitivas.
¿Cómo pueden evitarse sanciones o conflictos legales?
- No utilizar plantillas manuales o programas no certificados.
- Conservar todos los registros durante al menos 4 años.
- No utilizar la proforma como justificante fiscal o contable.
Conclusión
La nueva normativa de facturación electrónica permite a los autónomos seguir generando facturas proforma, siempre que se cumplan los requisitos de conservación y trazabilidad. La clave está en distinguir claramente entre proforma y factura definitiva, utilizar programas certificados y mantener una gestión documental rigurosa. A corto plazo, la adaptación puede suponer un reto técnico y organizativo, pero a largo plazo refuerza la seguridad jurídica y la transparencia fiscal en el sector.
Enlaces a normativa y sentencias oficiales: